In soffitta le vecchie carte, l’archivio trasloca nel pc. La conservazione informatica di copie delle dichiarazioni “apre” ai sostituti d’imposta che prestano assistenza fiscale ai propri dipendenti. Non solo. Il documento in versione digitale diventa ancora più leggero e “perde” la firma autografa. La copia conservata dal sostituto su supporto informatico, infatti, può anche non riportare la sottoscrizione del contribuente sostituito, sempre necessaria nell’originale consegnato. Lo chiarisce l’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 194/E di oggi, che prende le mosse dalla richiesta di un’azienda di credito impegnata anche nell’assistenza fiscale ai propri dipendenti, interessata a sapere se può equipararsi ai Caf anche sul fronte della conservazione “informatizzata” di copie delle dichiarazioni elaborate e trasmesse.
Peso piuma anche per l’archivio delle fatture analogiche, che possono essere acquisite sia tramite scansione del documento cartaceo sia con altre modalità - quale ad esempio la rappresentazione informatica di stampa in formato .pdf o .tif - a patto che i file garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento. Lo chiarisce la risoluzione n. 196/E, sempre in tema di informatizzazione, che spiega anche come non ci sia un termine per portare a compimento il processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici rilevanti per il Fisco perché, fin quando le operazioni non saranno completate, dovrà comunque essere conservato il cartaceo secondo le regole ordinarie.
La stessa risoluzione n. 196/E sottolinea infine che non sono prescritte specifiche modalità per manifestare l’opzione per la conservazione sostitutiva né per la sua revoca, dato che la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d’imposta è l’unico vincolo richiesto dalla norma (articolo 4, comma 2 del Dm 23 gennaio 2004). Sarà inoltre sempre possibile tornare, in un secondo momento, a conservare i documenti in forma cartacea.
