Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
Fermo restando la possibilità di utilizzo di software e servizi reperibili sul mercato, purché conformi alle specifiche tecniche allegate al provvedimento del 30 aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione diversi servizi gratuiti per la predisposizione, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche, oltre che per conservarle, consultarle e acquisirne copia originale.
Le regole tecniche definite nel provvedimento del 30 aprile 2018 sono valide solo per le fatture elettroniche tra privati, mentre per le fatture elettroniche emesse verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013 e nel sito www.fatturapa.gov.it
La fattura elettronica deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).
Le funzioni del SdI sono:
- verifica dei dati obbligatori ai fini fiscali presenti nella fattura, nonché l’indirizzo telematico (cd. “Codice Destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
- controllo dell'effettiva esistenza della partita Iva del Fornitore (c.d. cedente/prestatore) e della partita Iva ovvero il Codice Fiscale del Cliente (c.d. Cessionario/Committente).
- consegna della fattura al Destinatario, con “ricevuta di recapito”, tenuto conto che vale sempre la cd. “fattura (elettronica) differita” entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, nel rispetto delle disposizioni previste dall’articolo 21, comma 4 lett. a), del Dpr n. 633/72.
Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all'art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” sempre considerato che possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018. A tali categorie di operatori si possono aggiungere i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.
La fattura elettronica, che è possibile acquisirla sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language), determina importanti vantaggi dal punto di vista fiscale
- viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva (artt. 23 e 25 del Dpr n. 633/1972)per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture (cioè soggetti che effettuano operazioni diverse da quelle previste dall’art. 22 del Dpr n. 633/1972) e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, sulla base delle regole previste da provvedimento dell’Agenzia stessa,
- per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni.
- qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono – in qualsiasi momento – consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un agevole servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e descritto nel capitolo 3 della guida allegata.
Se la fattura viene predisposta ed inviata al Cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni (di cui all’art. 6 del Dlgs n. 471/1997) a carico del Fornitore e con la impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del Cliente.
Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di:
• un PC ovvero di un tablet o uno smartphone
• un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:
• una procedura web, utilizzabile accedendo al portale Fatture e Corrispettivi, del sito internet dell’Agenzia (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete)
• un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete)
• un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete). Tali procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con gli usuali programmi di videoscrittura ovvero su modelli prestampati di carta.
La predisposizione della fattura elettronica mediante la procedura web dell’agenzia è una procedura che si può utilizzare solo se si è connessi ad internet e accedendo al portale Fatture e Corrispettivi, presente sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate. Per accedere al portale “Fatture e Corrispettivi” è necessario avere le credenziali SPID ("Sistema Pubblico dell'Identità Digitale") oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Le credenziali Fisconline/Entratel possono essere richieste online sul sito internet o recandosi presso gli uffici dell’Agenzia delle Entrate.
Se i controlli vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna. Nella ricevuta, inoltre, è riportato il nome che è stato assegnato al file dal soggetto che ha predisposto la fattura, un numero – attribuito dal SdI – che identifica univocamente il file della fattura e un ulteriore codice – definito hash – che consente di garantire l’integrità del file stesso.
Nel caso in cui si avesse difficoltà a connettersi in rete, è possibile utilizzare un software cd. “stand alone”, cioè che permette di predisporre le fatture anche senza collegamento, come la procedura gratuitamente installabile su PC fisso messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate a questo link. Una volta predisposta la fattura e salvato sul proprio PC il file (XML) della stessa, ci si potrà connettere ad internet e trasmettere al SdI il file mediante la procedura web del portale Fatture e Corrispettivi, oppure mediante una PEC o ancora mediante un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente accreditato al SdI (si veda al riguardo il paragrafo Come si invia una fattura elettronica al cliente, al capitolo 2 di questa Guida).
Gli intermediari, appositamente delegati, potranno comunicare con un’unica operazione gli indirizzi telematici da abbinare alle singole partite Iva di tutti i clienti. Tale funzionalità di registrazione massiva è disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi.
