Spese di rappresentanza, dai party aziendali all’ospitalità

Party aziendali, ricevimenti per ricorrenze nazionali e religiose, inaugurazione di nuove sedi e uffici: tutte spese di rappresentanza agli occhi del Fisco, purché si documenti il tipo di destinatari dei costi. Porte aperte anche ai viaggi turistici organizzati dall’impresa, in cui siano in programma “significative” promozioni dei propri beni e servizi, opportunamente documentate. Sono alcuni dei chiarimenti contenuti nella circolare 34/E di oggi, che illustra le modifiche alla deducibilità delle spese di rappresentanza dal reddito d’impresa, introdotte dalla Finanziaria 2008, alla luce del decreto Mef del 19 novembre scorso. In particolare, il documento di prassi si sofferma sui criteri e i nuovi limiti quantitativi di deducibilità delle spese sostenute a partire dall’anno di imposta 2008, sugli obblighi documentali e dichiarativi richiesti, nonché sulle ricadute delle nuove norme sulla disciplina Iva.

Spese di rappresentanza e le quattro “virtù” fiscali - Gratuità, finalità promozionali o di pubbliche relazioni, ragionevolezza e coerenza con le pratiche commerciali di settore. Sono queste le quattro caratteristiche che qualificano le spese di rappresentanza e le rendono inerenti all’attività d’impresa. Il carattere essenziale di questi costi, infatti, è proprio l’assenza di un corrispettivo o di una controprestazione da parte di chi riceve i beni e i servizi erogati. Anche la destinazione delle spese ha un peso determinante ai fini della qualifica di spese di rappresentanza. La circolare spiega che per finalità promozionale s’intende la divulgazione sul mercato dell’attività svolta, dei beni e servizi prodotti, a beneficio dei clienti attuali e potenziali. Negli obiettivi di pubbliche relazioni, invece, vanno inquadrate tutte le iniziative volte a diffondere o a consolidare l’immagine dell’impresa e ad accrescerne l’apprezzamento presso il pubblico, senza una correlazione diretta con i ricavi.

Nuovi paletti alla deducibilità e trattamento speciale per le “start up” - La norma fissa nuovi paletti entro cui le spese di rappresentanza si considerano “congrue” rispetto al volume dei ricavi dell’attività caratteristica dell’impresa e, quindi, deducibili nell’esercizio in cui sono state sostenute. Il quantum delle spese deducibili è calcolato in funzione dell’ammontare dei ricavi e altri proventi della gestione caratteristica dell’impresa, dunque rilevanti ai fini fiscali. Il documento di prassi precisa che qualora l’importo delle spese di rappresentanza sostenute nell’esercizio resti sotto il limite di congruità, lo scarto non si potrà utilizzare per alzare il tetto e coprire spese negli anni successivi. Fanno eccezione le spese di rappresentanza sostenute dalle imprese in fase di start up, in cui i ricavi sono pari a zero: in questo caso la deducibilità dei costi potrà essere differita anche all’anno dopo il conseguimento dei primi ricavi.

Spese per ospitare clienti e personalità di richiamo, deducibilità no limits - Non sono spese di rappresentanza e, quindi, trovano la deducibilità piena i costi sostenuti nell’ambito di fiere, mostre ed eventi simili, in cui devono essere esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa, oppure in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive d’impresa. Si tratta di manifestazioni particolari, in cui l’impresa partecipa esponendo i propri beni e servizi e in cui s’incontrano compratori e altre persone con forte interesse commerciale. Il documento di prassi puntualizza che queste spese sono interamente deducibili proprio perché direttamente legate a ottenere ricavi. Per questo è da escludere la deducibilità integrale delle spese sostenute per vitto e alloggio dei giornalisti o degli agenti d’impresa, che non sono clienti.

Per quanto riguarda le spese sostenute dalle imprese organizzatrici dell’evento (fiere, mostre e simili) per l’ospitalità di personalità del settore, di richiamo per la manifestazione (come ad esempio esperti del mondo scientifico, che tengono conferenze nel settore oggetto delle manifestazione), queste possono essere trattate come costi pertinenti all’organizzazione e, quindi, interamente dedotti. Condizione essenziale per la piena deducibilità dei costi è che a sostenerli sia l’impresa organizzatrice e non la società espositrice.

Il testo completo della circolare n. 34/E è disponibile sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate - all’interno della sezione Circolari e Risoluzioni.